Technische und organisatorische Maßnahmen

Diese Anlage beschreibt die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO für den Betrieb von KandalisOS. Sie ist Bestandteil der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Beschrieben wird der tatsächlich umgesetzte Stand. Maßnahmen, die noch nicht verbindlich festgelegt sind, sind am Ende offen ausgewiesen. Eine Zertifizierung nach ISO 27001, SOC 2 oder einem vergleichbaren Standard liegt für den Anbieter nicht vor.

KandalisOS wird nicht in eigenen Räumlichkeiten des Anbieters betrieben. Der physische Schutz der Rechenzentren obliegt den eingesetzten Infrastrukturanbietern; deren Maßnahmen ergeben sich aus deren eigener Dokumentation.

Arbeitsgeräte des Anbieters sind passwortgeschützt und werden nicht unbeaufsichtigt zugänglich gelassen.

Der Zugang zur Anwendung ist ausschließlich authentifizierten Konten möglich.

Der Zugriff auf Daten wird serverseitig geprüft; eine Prüfung allein im Browser findet nicht statt.

Die Übertragung zwischen Browser, Anwendung, Datenbank und den eingesetzten Diensten erfolgt über verschlüsselte Verbindungen (TLS), wie sie von der Hosting-Plattform und den angebundenen Anbietern bereitgestellt werden.

Öffentlich abrufbare Angebotslinks sind an ein zufälliges, nicht erratbares Token gebunden und geben nur die für die Angebotsentscheidung erforderlichen Inhalte frei. Interne Kosten, Kalkulationsgrundlagen und interne Notizen sind darin nicht enthalten.

Zahlungsdaten werden nicht in KandalisOS erfasst, sondern ausschließlich im Bezahlfenster des Zahlungsdienstleisters. Rückmeldungen des Zahlungsdienstleisters werden über eine signaturgeprüfte Schnittstelle entgegengenommen und mehrfach eintreffende Ereignisse wirken nur einmal.

Wesentliche Geschäftsvorfälle sind nachvollziehbar und nachträglich unveränderbar.

Betrieb, Redundanz und Sicherungsmechanismen der Datenbank- und Speicherinfrastruktur werden von der eingesetzten Plattform bereitgestellt. Der Anbieter sagt darüber hinaus keine bestimmte Sicherungsfrequenz und keine Wiederherstellungszeit zu.

Kunden können ihre Geschäftsdokumente jederzeit als PDF erzeugen und außerhalb der Anwendung ablegen. Eine kundenseitige Sicherung wichtiger Unterlagen wird empfohlen.

Die Daten unterschiedlicher Firmenkonten werden logisch getrennt und über die Firmenzugehörigkeit durchgesetzt. Die Trennung wird durch automatisierte Tests gegen fremden Zugriff geprüft.

Test- und Demodaten werden gekennzeichnet und über einen kontrollierten Weg wieder entfernt; produktive Daten sind davon nicht betroffen.

Änderungen werden versioniert, automatisiert typgeprüft und durch fachliche Tests abgesichert, insbesondere für Berechtigungen, Mandantentrennung, Preis- und Dokumentlogik.

Datenbankänderungen erfolgen ausschließlich über nachvollziehbare Migrationen. Zugangsschlüssel werden nicht im Quellcode gespeichert.

Der Anbieter ist ein Einzelunternehmen; die Zahl der Personen mit Zugriff auf Produktivsysteme ist entsprechend gering. Folgende organisatorische Anforderungen gelten als verbindliche Prozessvorgabe:

Für die Löschung besteht ein dokumentiertes Löschkonzept, das je Datenkategorie das tatsächliche Verhalten der Anwendung beschreibt: Leads, Kunden, Projekte, Angebote und Rechnungen werden archiviert statt gelöscht, Projektdokumente werden zuerst im Dateispeicher und danach als Eintrag entfernt, und für Rechnungsunterlagen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Für Datenschutzverletzungen besteht ein dokumentierter Ablauf: Erkennen und Validieren, Eindämmen, Feststellen der betroffenen Datenkategorien, Beweissicherung ohne unnötige Datenkopien, unverzügliche Information der betroffenen Auftraggeber, Unterstützung bei der Meldung nach Art. 33 DSGVO, Ursachenbehebung und Nachbereitung. Feste Reaktionszeiten oder ein durchgehender Bereitschaftsdienst werden nicht zugesichert.

Folgende Punkte sind noch nicht verbindlich festgelegt und werden bewusst nicht als bestehende Maßnahme dargestellt:

Fassung 1.0 vom 2.9.2026. Die Maßnahmen werden bei technischen Änderungen fortgeschrieben.